TABLAS DE DATOS EN EXCEL

TABLA DE DATOS

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas.  

PASOS PARA CREAR UNA TABLA DE DATOS

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. - Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla . Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla: Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.

A diferencia de la herramienta Subtotales, la tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo distinta a la que tiene los datos, eso sí en el mismo libro.

También es posible en Excel hacer gráficos dinámicos, sigue el enlace para saber cómo.

Te propongo que partiendo de la pequeña base de datos que muestro en la imagen, realices una tabla dinámica para conocer el total de productos A y B vendidos por meses y cuya solución es la que aparece en la imagen del último paso.

Paso a paso tu tabla dinámica:

·Abre una hoja de cálculo en la que tengas datos y en cuya primera fila se sitúe el encabezado con las categorías de la misma.

·  En dicho encabezado tienes que tener un formato diferente al resto de celdas de la hoja, por ejemplo ponerlo en negrita.

Empieza a insertar la tabla

·  Ve al menú Insertar y haz clic en el primer icono a la izquierda donde dice Tabla Dinámica.

·  Te pedirá que indiques el grupo de celdas donde está la información a trasladar a la Tabla Dinámica. Elige el rango completo con encabezado incluido.

·  También puedes elegir si la información viene de otro archivo o si la tabla quieres que se abra en un libro de Excel diferente, de momento deja los valores que vienen por defecto.

·         Da contenido a tu tabla dinámica

·Acepta y a continuación se muestra una nueva hoja de cálculo, a la izquierda aparece una tabla en blanco cuyos contenidos son Rotulo de columnas, Rotulo de filas y Valores.

·  A la derecha veras una ventana titulada Lista de campos de tabla dinámica, en la parte superior de dicha ventana tienes los conceptos que estaban en el encabezado de tu hoja de cálculo, en la parte inferior te pide que indiques en qué parte de la tabla dinámica quieres colocar dichos campos.

·  Basta con pulsar sobre el botón del ratón sobre el campo que quieras colocar y arrastra sin soltar hasta llegar a cada una de las opciones momento en el cual sueltas el botón. Así has indicado en donde quieres esa información.

·         Obten los datos en la tabla dinámica

·  Lo vas repitiendo con la información que necesites y al terminar veras reflejados los datos en tu tabla dinámica de la derecha como ves en la imagen.
Puedes obtener más información de la tabla dinámica como por ejemplo filtros, subtotales, medias,… Las tablas dinámicas tienen multitud de opciones poco a poco a base de practicar conocerás todas ellas.